A díjjal a pécsi intézmény másfél évtizedes kimagasló munkáját ismerte el. Azt, hogy a levéltár mint közgyűjtemény kiválóan beilleszkedett az őt körülvevő intézményi, egyetemi környezetbe, és hogy nagyságához képest sok kiállítást, konferenciát szervezett és kiadványt jelentetett meg, mind a szakemberek, mind a szélesebb olvasóközönség számára.

A 2003-tól az egyetemi könyvtár egységeként, majd hosszabb előkészítő munka után, 2005-től szaklevéltárként működő intézmény igazgatója, Lengvári István a díj kapcsán így fogalmazott: „Nem gondolom, hogy többek lennénk más levéltárnál; ilyet méregetni nem is lenne méltó egy olyan összetartó és jó szakmai közegben, mint a mienk. Annak örülünk, hogy a díj által lehetőség van bemutatni a levéltáros munkáját, rövid időre ráirányítva erre a szakmára is a figyelmet.”

A levéltárak rendkívül szerteágazó tevékenységi körét jogszabályok határozzák meg. A PTE Egyetemi Levéltára a történeti értékű iratok begyűjtése mellett iratkezeléssel és természetesen tudományos, ismeretterjesztő munkával foglalkozik. Elsődlegesen a Pécsi Tudományegyetem és minden jogelőd intézményének köziratait és magániratait gyűjti. Ez itt az Erzsébet Tudományegyetem 1912-es alapításától a pozsonyi és a budapesti tartózkodáson át a pécsi újrakezdés után a világháború végéig tartó időszak, a 20. század második felére jellemző, széttagolt pécsi felsőoktatás, valamint a 2000-től létrejövő integrált Pécsi Tudományegyetem dokumentumainak gyűjtését jelenti.

Az egyetemi egységek, a rektori, dékáni és gazdasági hivatalok, tanszékek iratai mellett a különféle diákjóléti intézmények és egyéb kulturális közművelődési egységek dokumentumai is fontosak. Ezek gyűjtésén túl fokozott figyelmet fordítanak a veszélyben lévő magániratok, például professzorok vagy tudományos kutatók iratainak megmentésére is.

Jelenleg több mint 1200 folyóméternyi iratot tárolnak, kezelnek a 2016-ban birtokba vett patinás belvárosi épületben.

Az itt kezelt iratok között több érdekes dokumentumra is bukkanhatunk. Például Weöres Sándornak mint az Erzsébet Tudományegyetem egykori hallgatójának beiratkozási lapjaira vagy éppen Pekár Mihály orvosprofesszornak a levelezésére, akinek oroszlánrésze volt az egyetem Pécsre helyezésében.

Az intézményt 2003-tól mint első munkatárs, 2005-től pedig mint a levéltár igazgatója Lengvári István irányítja. 2009-től négy főállású levéltáros dolgozik az intézményben. Szögi László, az ELTE címzetes egyetemi tanára, az MLE választmányi tagja úgy fogalmazott a családias méretű intézményről, hogy az nem kizárólag Péccsel foglalkozik, hanem a magyar levéltárügy egészébe való bekapcsolódásával segíti a szakmai munkát. Ebben nyilván szerepe lehet annak is, hogy a levéltár dolgozói számos „kitekintő” tevékenységgel, így például könyvkiadással is foglalkoznak.

Kiadványaik közül kiemelt szerepe van a kétkötetes Pécsi egyetemi almanachnak, ami egyrészt kutatást segítő, másrészt az egyetem minden polgárához szóló kiadvány és egyben internetes adatbázis. Ez tartalmazza minden tudományos fokozattal rendelkező oktató és kutató adatait, akik a Pécsi Tudományegyetemen és jogelődeiben főállásban valaha is dolgoztak. Ez korábban a magántanári, később a kandidátusi, most pedig a PhD-fokozatot jelenti. Egyelőre a kezdetektől 2000-ig, az integrált PTE létrejöttéig teljes ez az adatbázis, de a következő években továbbépítik és egészen napjainkig teljessé teszik majd.

Az almanach mellett említést érdemelnek az Erzsébet Tudományegyetem vezetőtestületi jegyzőkönyvei napirendi pontjainak gyűjteményei is, amelyekből három kötet jelent meg eddig, és előreláthatólag idén, a 2021-es évben adják ki a negyediket.

A levéltári dokumentumok a Hungaricana portálon digitálisan részben már most, részben pedig a következő két évben lesznek elérhetők.

Az Egyetem és társadalom című könyvsorozat keretében kismonográfiákat és konferenciák anyagait teszik közzé. Ki kell emelni az Egykor és ma sorozat fotóalbumait, amelyek a szélesebb közönség számára készültek. Az egyetem épületeiről és polgárairól szóló kötetek (amelyek megjelenéséhez kiállítás is kapcsolódott) meglepően népszerűek voltak még a mai, vizuális kultúrára kihegyezett közegben is. A legtöbb kötet digitális formában is letölthető a levéltár honlapjáról.

A levéltár integráló szerepet tölt be a pécsi egyetemtörténeti kutatások területén is, hiszen a helyben használható adatbázisok, valamint az intézmény saját kézikönyvtára széles körű társadalom- és tudománytörténeti kérdések kutatására nyújt lehetőséget.

További fontos tevékenységi köre az intézménynek különféle rendezvények szervezése és ilyeneken való aktív részvétel. Ezek közül kiemelkedett a 2017-ben, az egyetem alapításának 650. évfordulójára szervezett rendezvénysorozat. A levéltár az erre az alkalomra időzített Egyetemi almanach második kötetének és az említett fotóalbum első kötetének megjelentetése mellett részt vett a konferenciák szervezésében is. A University and Universality című nemzetközi konferencia, amelynek tanulmányai pár hónap múltán kötetben is, és online is olvashatóakká váltak, a középkori kezdetektől a mai állapotig tekintette át a felsőoktatás helyzetét. Jelenleg a pécsi felsőoktatás újrakezdésének 2023-as centenáriumi ünnepére rendezendő megemlékezésekre készül az intézmény.

Fotók forrása: a Pécsi Egyetem Levéltára