Ahogy Szép Fruzsina, a Zenei Exportiroda vezetője, a tanácskozás főszervezője fogalmazott: "A konferencia elsődleges célja, hogy a zene révén helyzetbe hozzuk a közép-kelet-európai régiót, szorosabbra fonjuk a kapcsolati hálót a régióban, és a régión keresztül keleten, nyugaton. Másrészt szeretnénk, ha a zenében, illetve a zenével dolgozó szakemberek egész Európából betekintést kapnának a közép-kelet-európai főbb zenei történésekbe, áramlatokba. Kiemelten támogatta a kezdeményezést Hiller István oktatási és kulturális miniszter, illetve Jan Figel, az oktatásért és kultúráért felelős európai biztos."
Az úgynevezett "kreatív konferencián" - ahol interaktív műhelymunka lesz - Európa 25 országából mintegy 100 szakmai képviselő vesz részt: zenei exportirodák és zenei információs központok vezetői, ügynökségek képviselői, zenei menedzserek, kulturális intézmények és koncerttermek fenntartói, programszervezői, valamint a környező országokból olyan szakmai érdeklődők, akiknek hasonló szervezetek, intézetek alapítása a céljuk. Tucatnyi külföldi újságíró is figyelemmel kíséri a rendhagyó eseményt.
A konferencia témái többek között: a közép-kelet-európai zenei szervezetek közötti együttműködés; Közép-Kelet-Európa zenei arculata; zene- és zenei menedzsment-oktatás; miként lehet a tradicionális oktatásba beemelni, a klasszikus oktatási tematikákkal összehangolni a modern könnyűzenei elemeket.
A rendezvény külön foglalkozik az Európa Kulturális Fővárosa-programokkal, ezek "utóéletével". Az európai zenei szervezetek már most kiemelten érdeklődnek a Pécs 2010 - Európa Kulturális Fővárosa eseményei iránt; ezekről Méhes Márton művészeti igazgató ad tájékoztatást.
A RegiON konferencia értékeléseit, javaslatait és projektötleteit tartalmazó záró dokumentumát a Magyar Zenei Exportiroda vezetője eljuttatja Jan Figelnek, illetve Xavier Troussard-nak, az Európai Unió Kulturális Bizottsága vezetőjének.
A Magyar Zenei Exportiroda és a Hangszeresek Országos Szövetsége a konferenciával párhuzamosan, október 5. és 7. között rendezi meg a Hangfoglalás zenei kiállítást és szemlét a SYMA rendezvénycsarnokban, nem messze a konferencia helyszínétől.
A hangszer-, hang-, fény-, stúdió- és színpadtechnikai, valamint hangszerkészítő kiállítók szemléjén kívül október 5-én és 6-án este négy budapesti klubban - Almássy téri Szabadidőközpont, Gödör Klub, Kultea Kávézó, West-Balkán - magyar és közép-kelet-európai zenekarok adnak showcase koncerteket.
