Számos szövetségi anyag elvész az utókor számára, mivel az elektronikus feljegyzések döbbenetes növekedése következtében a szövetségi alkalmazottak nem őrzik meg a kormányzati számítógépeken készített, emailben elküldött vagy a webre felkerült fájlokat. A szövetségi ügynökségek igen gyakran figyelmen kívül hagyják az iratmegőrzésre vonatkozó követelményeket.
Több szövetségi tisztviselő is elismerte, munkája során csak véletlenszerűen menti el az emaileket vagy az elektronikus feljegyzéseket, és nem is tudja biztosan, mit is kellene megőrizni. Történészek, levéltárosok és kongresszusi kutatók szerint enélkül követhetetlenné válik a döntéshozatal folyamat, elsikkad a tisztviselői felelősség. A közigazgatásban gyakori elkerülhetetlen változások tovább erősítik a kutatók aggodalmait.
Richard Pearce-Moses, az Amerikai Levéltárosok Szövetségének korábbi elnöke szerint "aggasztó, hogy bármilyen ragyogó elmék is dolgoznak a problémán, igen nagy a kockázata annak, hogy a történelem jelentős darabjait elveszítjük'.
A Környezetvédelmi Ügynökség weboldala 50 olyan "döglött linket" sorol fel, amely egykor a légköri ózonréteg elvékonyodásáról tájékoztatta az olvasókat. A Polgári Jogok Bizottsága honlapjáról 20 anyagot töröltek le. Többségük kritizálta a Bush kormányzat polgári jogokkal kapcsolatos politikáját. A Fehér Ház email-rendszerének problémáiról részletesen lehetett olvasni bírósági esetek és kongresszusi meghallgatások kapcsán. Más szövetségi ügynökségek is elismerték, hogy iratmegőrző rendszerük megbízhatatlan. "A digitális információk megőrzése olyan kihívást jelent számunkra, amelyhez egyelőre nem tudunk felnőni" - mondja Robert P. Spindler, Arizona állam egyetemi könyvtárainak fő levéltárosa.
A szövetségi kormányzat esetében az iratmegőrzés problémája egyre súlyosabbá válik, hiszen az alkalmazottak több millió emailt írnak, kiváltva a telefonos és személyes megbeszéléseket. Pénzmegtakarítási okból a szövetségi ügynökségek eleve csak a weben teszik nyilvánossá jelentéseiket. Egyre gyakrabban használják fel a blog, a podcasting és videó nyújtotta lehetőségeket politikájuk népszerűsítésére, illetve védelmében. Az alkalmazottak jelentős része irodán kívül is dolgozik USB-s adathordozók, Google Gmail és Microsoft Hotmail levelezőrendszerek segítségével.
Régen a tisztségviselők a legfontosabb kormányzati iratokat központi ügynökségi fájlokban tárolták. Az iratmegőrzést azonban decentralizálták, és a kormányzat ma már kevesebb alkalmazottat foglalkoztat, aki a hivatalos iratokat az asztali számítógépeken tárolja. "Korábban titkárnők archíváltak, ma már mindenki maga intéz mindent a saját számítógépén, s ez látványos problémákhoz vezet" - mondja Jason R. Baron, a Nemzeti Levéltár bírósági eljárások osztályának vezetője.
A szakértők attól tartanak, hogy a digitális formában megőrzött fájlok a jövőben egyáltalán nem lesznek könnyen elérhetőek, mivel a hozzáférésükhöz szükséges eszközök és szoftverek folyamatosan elavulnak. "Mindannyian őrzünk személyes emlékeket nyolcsávos kazettákon, floppyn vagy 8 milliméteres filmen. Ezek a technológiák ma már ereklyék, és nem férünk hozzá a rajtuk tárolt információkhoz. Képzeljük el ezt a problémát több milliószoros nagyításban. Ez az, amivel a szövetségi kormányzatnak szembe kell néznie" - véli Allen Weinstein, levéltáros.
A levéltárak a Kalifornia Egyetem San Diego-i Számítógép Központjával és szakértők bevonásával megkezdte egy állandó elektronikus iratmegőrző rendszer létrehozását. Az elektronikus archívum kialakítása már túllépte a megadott határidőt és pénzügyi keretet, de a szakemberek azt remélik, hogy Bush januári távozása után képes lesz a Fehér Ház hatalmas mennyiségű iratainak tárolására. Kenneth Thibodeau, az elektronikus archívum igazgatója elmondta, hogy a Clinton-kormányzat idejéből 32 millió emailt sikerült letárolni, de a Fehér Ház dokumentumainak megőrzése állandó vita tárgya.
A bíróságok több büntetést is kiszabtak azokra a társaságokra, amelyek a perek során nem tudták rendelkezésre bocsátani a kért elektronikus iratokat. A kormány is kapott hasonló büntetéseket. Az egyik szövetségi kerületi bíróság úgy ítélte meg, hogy a Környezetvédelmi Ügynökség azzal, hogy a Clinton kormányzat végén bizonyos elektronikus iratokat megsemmisített, semmibe vette a bíróságot. Az elektronikus dokumentumok elvesztésének veszélyére többen is figyelmeztetnek. Legutóbbi jelentésében az amerikai számvevőszék (Government Accountability Office) a szövetségi iratmegőrzésre vonatkozó rendelkezések széles körű be nem tartásáról számol be. A nagyobb ügynökségek 'a magas rangú tisztségviselők emailjeit csak véletlenszerűen tárolják. Az alkalmazottak több ezer üzenetet őriznek a postafiókjukban, amelyek nem kereshetők hatékonyan, és mások számára nem hozzáférhetőek.'
A Nemzeti Légügyi és Űrhajózási Igazgatóság (NASA) főfelügyelője hasonló problémákkal szembesült. A 40 megvizsgált magas rangú tisztségviselő 93 százaléka megsérti az email üzenetek megőrzésére vonatkozó rendelkezéseket. A NASA már valószínűleg több olyan dokumentumot veszített el, amely a kormányzat jogi és pénzügyi jogainak védelmét szolgálta volna.
A kormányzati tevékenységet, politikát és döntéshozatalt dokumentáló elektronikus és papírra írt iratokra ugyanaz a szövetségi törvény vonatkozik. Egy hivatalos táblázat tartalmazza, melyik iratot mennyi ideig kell megőrizni. Általában véve a Nemzeti Levéltár engedélye nélkül semmilyen dokumentumot nem szabad törölni vagy megsemmisíteni. "Az ügynökségek alkalmazottai nincsenek tudatában az iratmegőrzésre vonatkozó kötelességeiknek. Az alsóbb szinteken még azt sem tudják, mi az a szövetségi dokumentum, a megőrzésről nem is beszélve" - mondja Melanie Sloan, a washingtoni Polgárok a felelősségért és az etikáért nevű watchdog-szervezet igazgatója. Az interjúk során az alkalmazottak egyetértettek ezzel a véleménnyel. "Nem igazán értem, miről van szó, mit kell megőriznünk, és mit nem. Most próbáljuk tisztázni, hogyan alkalmazandók a rendelkezések az elektronikus médiára" - mondja Christina Pearson titkárnő. A szövetségi ügynökségek leggyakrabban használt módszere, hogy a fontos emaileket és mellékleteket kinyomtatják, és így tárolják.
Clinton távozása után a Nemzeti Levéltár pillanatképeket őrzött meg az ügynökség weboldaláról, de Bush kormányzásának a végén már nem tervez hasonlót, mivel a legtöbb webdokumentumnak nincs hosszú távú történelmi értéke. A kutatók, történészek nem értenek egyet ezzel a véleménnyel, és egyetemi könyvtárak és a San Francisco-i digitális könyvtár segítségével megkezdték a kormányzati weboldalak lemásolását, hogy azok Bush távozása után is hozzáférhetők maradjanak.
A Fehér Ház email-üzenetei elvesztésének megakadályozására a Képviselőház júliusban törvényjavaslatot terjesztett be, amely több elektronikus dokumentum megőrzésére kötelezi az ügynökségeket. A szavazati arány 286:137 volt. A javaslat republikánus ellenzői szerint a rendelkezés nehéz és költséges lenne. Bush elnök a törvényjavaslat megvétózását helyezte kilátásba, mivel az "gátolná az elnököt alkotmányos és törvényi kötelességeinek gyakorlásában".
