A magyar királyok már Szent István ideje óta állítottak ki okleveleket. Igaz, a 11-12. században ez kivételes eseménynek számított, inkább szóban intézték az ügyeket. Ha mégis oklevél kiállítására került sor, az meglehetősen rendszertelenül, az alkalom szülte körülményekhez igazodva történt. Az is megesett, hogy az oklevél elnyerője maga nyújtotta be a már kész oklevelet a királyi jóváhagyást biztosító megpecsételésre.
Ez a kezdetleges állapot a 12. század közepén megváltozott. Az udvarban élő klerikusokat összefogó királyi kápolna feladata lett a királyi oklevelek kiállítása. Az ennek élén álló kápolnaispán ellenőrizte a munkát és kezelte az oklevél hitelességét bizonyító királyi pecsétet. A királyi kápolna ugyanakkor változatlanul ellátta hagyományos liturgikus teendőit is.
Ebből az intézményből vált ki az 1180-as években a királyi pecsét őrének, a kancellárnak a hivatala. Kizárólagos feladata az volt, hogy a király nevében és pecsétje alatt iratokat bocsásson ki. Ez a fejlemény nyilván összefüggésben állt III. Béla álláspontjával, aki egy 1181. évi oklevelében a király előtt tárgyalt ügyek írásba foglalásának szükségességét hangoztatta.
Az első ismert kancellár Adorján (ó)budai prépost volt, s a későbbiekben is általában magas egyházi méltóságok töltötték be ezt a bizalmi állást. Az iroda tényleges irányítója utóbb az 1209-ben feltűnő alkancellár lett. Mellette jegyzők és írnokok végezték az oklevelek kiállítása körüli tennivalókat.
A 11-12. századi Magyarországon ki-ki szóban intézte ügyes-bajos dolgait, s ha később vita támadt, az ügyletnél jelen lévő tanúk emlékezetére hagyatkoztak. Ez a rendszer természetes korlátai ellenére is működőképesnek bizonyult. Jellegzetes alakja e szóbeli ügyintézésnek a poroszló, egy személyben a bíróság határozatainak végrehajtója és ugyanakkor a hiteles tanú is. A bíróság állandó alkalmazottja.
A 12-13. század fordulójától kezdve fokozatosan szokássá vált az írás bizonyító erejének igénybevétele. Az írásbeliség iránt újonnan feltámadó társadalmi igényeket egyedül az egyház elégíthette ki. Az egyháznak volt erkölcsi tekintélye, és az egyháziak tudtak írni és oklevelet szerkeszteni. És az egyház intézményei az ország egész területén fellelhetők voltak. A székes- és társaskáptalanok, majd egyes szerzetesrendek konventjei a hozzájuk forduló felek kérésére közhitelre számot tartó oklevelet állítottak ki. Ezért ún. hiteleshelynek számítottak.
Tekintélyüket növelte, hogy csakhamar a királyi hatalom és annak helyi képviselői is a hiteleshelyekhez fordultak, ha valamely ügyben közhitelű tanúbizonyságra volt szükségük. A hiteleshelyek így fokozatosan kiszorították a hivatali ügyintézésből az írásbeliség előtti korszak jellegzetes alakját, a poroszlót. A poroszló helyébe a hiteleshelyi megbízott lépett: ő "hivatalos tanúja" volt valamely, a hatóság kirendelt embere által lefolytatott eljárásnak.
Kiadványaikat a hiteleshelyek gondosan őrizték teljes szövegű másodpéldányok vagy tartalmi kivonatok formájában, és hamar megjelent az a szokás is, hogy magánszemélyek a hiteleshelyek őrizetére bízták a saját okleveleiket. A hiteleshelyek a 19. századig működtek, és levéltáraik pótolhatatlan információtömeget tartalmaztak a korábbi időszakok birtokügyeiről.
