Az esemény főrendezője az 1928-ban alakult Tudomány- és Technikatörténeti Nemzetközi Unió (IUHPS), a hazai szervező pedig a magyarországi IUHPS Bizottság. Mint Vámos Éva, a magyarországi szervezőbizottság elnök elmondta, ez a kongresszus lesz a legnagyobb, amelyet ebben a tárgyban valaha rendeztek: a budapesti tanácskozásra 60 országból 1400 regisztrált résztvevő jelentkezett.
A legnagyobb küldöttséggel, 150 fővel az Egyesült Államok képviselteti magát, valamivel száz felett lesz a francia résztvevők száma, ahogy a magyaroké is. Érdekességként a szervezőbizottság elnöke elmondta, hogy húsz fős küldöttség érkezik Iránból, de lesznek afrikai résztvevők is. S hogy mi a haszna egy tudománytörténeti konferenciának? Vámos Éva megfogalmazása szerint e tudományterület reprezentánsai ugyan a tudomány, a technika múltját vizsgálják, ám e kutatások során olyan meglátások, eredmények születnek, amelyek a mának szabnak irányt.
Vámos Éva kitért a szervezők munkájára, s a beérkező előadások némelyikével kapcsolatos dilemmákra is. Sok vita volt akörül, hogy mi a teendő, ha a szervezők erkölcsileg vagy tartalmilag tartanak elfogadhatatlannak egy-egy előadást. Hatvan körül volt ezeknek a száma, ám mindössze egy tucatnyit utasítottak el, a beküldött előadások 1 százalékát. A többi esetében az előadó elmondhatja gondolatait, ám mindig lesz egy olyan szakember, aki érdemben megcáfolja ezeket.
A hatnapos tanácskozás során 52 bejelentett szekcióban és 96 önszerveződő szimpózium keretében folyik majd a munka. A konferencia résztvevői között számos nemzetközi hírű tudós van, akik plenáris előadásokat tartanak. Alexander Jones brit tudós az úgynevezett antiküthérai gépezetről beszél, amelyet egy évszázada találtak egy ókori hajóroncs szállítmányában. Előadásában azt taglalja, hogy az ókori bronzeszköz milyen szerepet játszhatott a görög csillagászatban.
James Moore brit kutató a Darwin-év kapcsán azt boncolgatja, hogy miért is szükséges napjainkban megvizsgálni a körülményeket, amelyek lehetővé tették a nagy természettudósnak az evolúciós elmélet megalkotását. Paolo Brenni, a Firenzei Múzeum igazgatója azt vizsgálja majd, hogy mi történik a csillagászat hagyatékával napjainkban, 400 évvel azután, hogy Galilei először végzett teleszkóp segítségével asztronómiai megfigyeléseket. A plenáris előadók között van Hargittai István akadémikus, aki "az öt marslakóról" - Kármán Tódorról, Szilárd Leóról, Wigner Jenőről, Neumann Jánosról és Teller Edéről beszél.
Szó esik a tanácskozáson a nemzetközi tudományos kapcsolatokról, a nők szerepéről a tudományban és a műszaki életben, a modernizációról és a fejlődésről. A világkonferencia témái között szerepel a tudomány a hidegháború időszakában, a modern tudományos ismeretek útja Nyugatról Kínába. A résztvevők beszélnek a "háborúzó levelekről" is, amelyek kapcsán megvitatják, hogy miként tükröződtek a tudományos viták a 16-17. századi levelezésekben.
