Szatucsek Zoltánt, a Magyar Nemzeti Levéltár Nemzetközi Kapcsolatok és Európai Uniós Projektek Igazgatóság igazgatóját, a projekt vezetőjét kérdeztük.

Befejeződött a „Közigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó levéltári szolgáltatás fejlesztése” elnevezésű projekt. Miről szólt a program?

A levéltárakat elsősorban kulturális tevékenységükről ismerik, és – a többi közgyűjteményhez hasonlóan – a Magyar Nemzeti Levéltár is hagyományosan ezen a téren volt aktív. A levéltárak másik feladata a kapcsolódás a közigazgatás rendszeréhez. Nem csak kutatók fordulnak hozzánk, hogy középkori okleveleket olvasgassanak, hanem állampolgároknak is adunk ki igazolásokat. Az állam működése során keletkezett különböző jogbiztosító iratok bekerülnek hozzánk. Ez a projekt arról szólt, hogy ezeket a megkereséseket minél gördülékenyebben, az elektronikus közigazgatási eszközök támogatásával szolgálhassuk ki. Az állampolgárok ezeken a felületeken közvetlenül is benyújthatják elektronikus adatigényléseiket, az állami szervek pedig rendszerkapcsolaton keresztül juthatnak hozzá a szükséges dokumentumokhoz. Tehát valaki bemegy a Kormányablakba, és ha az ügye intézéséhez szükséges olyan támogató irat, amelyet a levéltár őriz, akkor a Kormányablakból a kérelmet egyenesen hozzánk irányítják. A Magyar Nemzeti Levéltárnak húsz tagintézménye van az országban, nyolcvanhárom telephelyen működik. Ez a digitális rendszer lehetővé teszi, hogy átlássuk, mely irat hol lelhető fel, és gyorsan rendelkezésre bocsássuk.

Fotó forrása: veritasintezet.hu

Ezek szerint kizárólag a konkrét igénylésekhez kapcsolódó dokumentumokat digitalizálják, vagy kiépítettek egy adatbázist, melyekben ezek az iratok digitálisan is hozzáférhetőek?

Folyamatosan készítünk digitális adatbázisokat, melyek részben digitalizált állományokat tartalmaznak, tehát az iratok képét, részben segédleteket, melyek segítenek abban, hogy gyorsan megtaláljuk ezeket az iratokat, például névindexeket. A Magyar Nemzeti Levéltár több mint 300 kilométernyi iratot őriz. Lehetetlen és szükségtelen vállalás volna mindet digitalizálni. Bár a digitalizált képek száma meghaladja a 15 milliót, a legtöbb esetben csak az ügyintézéshez szükséges felvételt készítjük el.

Mi alapján döntik el, hogy mit érdemes – a felmerülő konkrét kéréseken túl – digitalizálni?

Ezt az igényekhez igazítjuk. Mondok egy példát. Két éve módosult a hadigondozásról szóló 1994-es törvény, és kiterjesztette a jogosultak körét. Érthetően megnőtt az ehhez kapcsolódó igénylések száma. Ilyenkor érdemes megfontolni a teljes iratanyag digitalizálását. Amikor a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal ügyköre a Fővárosi Kormányhivatalhoz került, az iratokat nem tudták helyben tárolni, ezért ezek a Fejér Megyei Levéltárba kerültek. Viszont olyan gyakran érkezett a hivataltól igénylés ezekre vonatkozóan, hogy felmerült a teljes anyag digitalizálása.

Nagyságrendileg mennyi állampolgári megkeresést kapnak?

Tízezres nagyságrendű a megkeresések száma évente. A leggyakoribb a társadalombiztosítási ellátásra jogosultságot alátámasztó iratok igénylése, például a nyugdíjmegállapítással összefüggően, de építési ügyekkel, kisajátítással, szolgalmi joggal, hagyatékokkal kapcsolatos ügyekkel is fordulnak hozzánk.

Az említett fejlesztési projekt lezárult?

Igen, március utolsó napján. Bár a járványügyi helyzet lehetővé tette volna, hogy csúsztassuk a határidőt, erre nem volt szükség. Komoly előrelépés, hogy hagyományosan kulturális feladatokat ellátó intézményként mostanra teljesen be vagyunk kötve az elektronikus közigazgatási felületekre. Ezzel lehetőséget biztosítunk az állampolgároknak a hivatali ügyekhez szükséges iratok online beszerzésére, amely jelentősen megkönnyíti az eljárásokat. Arról nem is beszélve, hogy a jelenlegi járványügyi helyzetben külön szerencsés, hogy nincs szükség személyes kontaktusra.

Hivatalos irat 1898-ból
Fotó forrása: Magyar Nemzeti Levéltár

Ön is hangsúlyozta, hogy a levéltár egy hagyományosan kulturális feladatokat ellátó intézmény. Miért fontos mégis a bekapcsolása az elektronikus közigazgatási rendszerbe?

Ma a levéltárakat a köztudat valóban inkább kulturális tevékenységükkel azonosítja. Az első levéltárak mégis azért jöttek létre, az uralkodók, nemesek azért gyűjtötték és óvták az irataikat, hogy igazolni tudják, milyen kiváltságra, birtokra tarthatnak számot. Tehát a levéltárak alapvetően jogbiztosító feladatot láttak el, bizonyító erejű okleveleket állítottak ki és őriztek, peres ügyekben rögzítették a tanúvallomásokat, eskütételt, határjárás során tapasztaltakat. Magyarországon csak a 19. század második felében adódott mindehhez a kulturális, elsősorban a történettudományt kiszolgáló funkció.

Számunkra több szempontból fontos ez a fejlesztés. Sokkal hatékonyabban tudjuk elvégezni a törvényben is rögzített feladatainkat. Gondoljon bele: korábban, ha egy állampolgárnak szüksége volt egy iratra, írásos igénylés nyújtott be valamelyik fiókunkban. Mint említettem, több mint nyolcvan telephelyünk van. A levéltári anyagot úgy őrizzük, ahogyan azok a különböző intézményektől beérkeztek. Már az is rendkívüli tudást igényel – és ebben a mi kollégáink kiválóak –, hogy például egy hatvanas évekbeli közigazgatási iratot hol érdemes keresni. Mire odáig jutott az ügy, hogy kiderüljön, hol és milyen rendszerben őrzik a szükséges dokumentumot, néha hetek teltek el, és az is megesett, hogy nem került elő a szükséges dokumentum. Így viszont gyors és gördülékeny az ügyintézés.

A 2,6 milliárd forintos projekt infrastrukturális tekintetben is jelentős előrelépést jelentett. A program hozzájárult a Nemzeti Levéltár integrációjához. 2012-ben indult ez a folyamat a megyei levéltárak és az Országos Levéltár egyesülésével, a 2016-ban elkezdett és most zárult uniós projekt pedig egységes belső informatikai hálózatot és alkalmazásokat tett elérhetővé valamennyi tagintézmény számára.

Miként oldják meg az üzemeltetést?

A rendszer a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. infrastruktúráján működik, tehát külső üzemeltetővel és azok alvállalkozóival dolgozunk, ez olykor jelent nehézséget, de pénzügyileg hatékony megoldás számunkra.

Nyitókép: Magyar Nemzeti Levéltár/Lantos Zsuzsanna