A négy intézet élére azért írt ki pályázatot a minisztérium, mert jelenlegi vezetőik kinevezése lejár. Az új igazgatói kinevezések 2008 szeptemberétől négy évre szólnak, és további egy évvel meghosszabbíthatóak.
A kiírás szerint a pályázókkal szembeni követelmény többek között a magyar kultúra és oktatás magas fokú ismerete, a fogadó ország kultúrájának, civilizációjának, tudományos életének, oktatási területének és nyelvének magas szintű ismerete, a jó kommunikációs készség, az empátia, valamint a diplomáciai készség.
A pályázatban szerepelnie kell az igazgatói tevékenységet, az intézet irányítását, vezetését körvonalazó stratégiai tervnek, amely tekintetbe veszi a vonatkozó jogszabályokat, valamint az adott országgal ápolt kulturális, oktatási kapcsolatok jellegzetességeit.
A pályázatokat az oktatási és kulturális miniszter által felkért bíráló bizottság véleményezi. Az igazgató személyéről a tárcavezető a benyújtási határidő lejártától számított 30 napon belül hoz döntést.
