A rendezvényre érkezett igazgatókat Szikora János házigazda, a Vörösmarty Színház igazgatója köszöntötte. Elmondta, hogy nyitóbeszéde egyben búcsú is, ugyanis ez után az évad után már nem igazgatja tovább a fehérvári teátrumot. Kiemelte a találkozó fontosságát, megjegyezve, hogy a hangsúly nem a vidék szón kell hogy legyen, hanem azon az értéken, tartalmon, amelyet a különböző városokban működő színházak teremtenek és adnak a közönségnek. Ezek igazi kulturális műhelyek, és messze több, értékesebb és sokszor izgalmasabb produkciót, munkát végeznek, mint amennyi a köztudatban ebből lecsapódik. Ahhoz, hogy ez továbbra is így lehessen, a struktúrának továbbra is fontos része kell hogy legyen a az állami szerepvállalás, és mellette a közös együttműködési formák kitalálása.
A megbeszélésen felszólalt Székesfehérvár polgármestere, Cser-Palkovics András is, aki kiemelte a színházak fontosságát a nagyvárosokban, és innovatív, előremutató kezdeményezésekről beszélt a fenntartói oldalt képviselve. Kiemelte a több színházat is érintő közös finanszírozás fenntartására vonatkozó megállapodások szükségességét. Ezzel kapcsolatban megemlítette a szakminisztérium ígéretét, miszerint a 2024. december 31-én lejárt megállapodásokat újra meg kívánják kötni még 2025 januárjában, ami további stabil, biztonságos működést tenne lehetővé.
Ezek után Kirják Róbert, az egyesület elnöke, a Móricz Zsigmond Színház igazgatója nyitotta meg az eseményt. A Vidéki Színházigazgatók Egyesülete egy éve kezdte el újraszervezni működését, amely épp a szakma összefogásának szükségessége miatt fontos, hiszen a legtöbb vidéki színház hasonló problémákkal néz szembe. Kiemelte, hogy a tárgyalások legfontosabb témái a közös fenntartású intézmények sorsa, a színházi bérek stabilizálása, a tervezhetőség és a teátrumok közötti együttműködések megerősítése.
A találkozón a Kulturális és Innovációs Minisztérium részéről Novák Irén, művészetért és közösségi művelődésért felelős helyettes államtitkár is részt vett.
A színházigazgatók közül személyesen volt jelen Berzsenyi Bellaagh Ádám, a Budaörsi Latinovits Színház igazgatója; Mátyássy Szabolcs, a Csokonai Nemzeti Színház igazgatója; Crespo Rodrigo, a Jászai Mari Színház igazgatója; Cseke Péter, a Kecskeméti Katona József Nemzeti Színház igazgatója; Lipics Zsolt, a Pécsi Nemzeti Színház igazgatója; Kiss József, a Soproni Petőfi Színház igazgatója; Barnák László, a Szegedi Nemzeti Színház igazgatója; Barabás Botond, a Szigligeti Színház igazgatója; Szabó Tibor, a Weöres Sándor Színház igazgatója; Cene Katalin, a Zenthe Ferenc Színház igazgatója. Online csatlakozott Bakos Kiss Gábor, a Győri Nemzeti Színház igazgatója, Béres Attila, a Miskolci Nemzeti Színház igazgatója; valamint Kiss Domonkos Márk, a Déryné Program vezetője.
